Cómo organizar un departamento interno antifraude en una empresa con un cierto tamaño. Estructura básica funcional y modo de implantación sugerida por un detective.
El departamento antifraude
En pasadas semanas, en el blog de Omnia Veritas Detectives, hemos hablado de los principales fraudes internos que se acostumbran a ver en las empresas españolas y comentamos un par de consejos básicos sobre cómo prevenir el fraude interno. Hoy vamos a esquematizar la puesta en marcha de un departamento de prevención del fraude interno.
¿Necesito un departamento antifraude?
Tal vez sea la primera pregunta que muchos se están realizando ahora mismo. La misma pregunta lleva a la respuesta. Si no te lo habías planteado muy probablemente lo necesitas más que nadie.
El fraude interno puede ser determinante en el progreso de una organización o no tener apenas ningún peso pero en cualquier caso es una variable que debes tener controlada.
Cualquier empresa con delegaciones, comerciales, un presupuesto importante en I+D, que esté relacionada con las nuevas tecnologías, que dependa de proveedores o cuyos resultados dependan de manera directa del comportamiento de un pequeño grupo de clientes necesita tener la variable “fraude interno” controlada. Y seamos realistas, ¿Cuántas empresas no cumplen como mínimo uno de esos requisitos?
Composición de un departamento antifraude
Un departamento antifraude precisa de un mínimo de una persona, el delegado antifraude, pero dependiendo del tipo de actividad al que se dedique la empresa pueden ser necesarios varios tipos de perfiles distintos, desde el informático hasta el experto en producto final o el evaluador de satisfacción del cliente.
Debido a la diversidad posible, y al ser este post meramente introductorio, no nos extenderemos más en la composición del departamento en cuanto al número y las características de los profesionales.
Vamos a centrarnos en la estructura funcional del departamento antifraude dentro de la empresa.
Funciones y estructura del departamento antifraude
Jerarquía paralela
Uno de los principales factores de éxito de un departamento antifraude es depender jerárquicamente solo de la propiedad o la Dirección General, formando su propia jerarquía interna y no teniendo que dar explicaciones fuera de esa jerarquía.
Es probable que eso despierte el recelo entre el resto de cargos y mandos de la empresa pero un exceso de pegas no puede más que indicar la existencia de un posible problema. Un cierto recelo es normal y natural, a nadie le gusta que le miren por encima del hombro cuando escribe, por ejemplo, y otra gente puede malinterpretar el tener una variable bajo control y confundirlo con falta de confianza. Explicar de manera correcta la utilidad del departamento y la importancia de tener esa variable bajo control es imprescindible para conseguir que el personal se adhiera a la iniciativa.
Línea de comunicación directa
Está demostrado que la gran mayoría de investigaciones por posibles fraudes internos se inician gracias a la colaboración de un tercero, bien sea otro trabajador, un cliente o incluso un proveedor.
El acceso directo por cualquier persona interesada con el departamento antifraude, su publicidad en el sentido del conocimiento público de su existencia y el modo de contacto, es absolutamente básico para su correcto funcionamiento.
Esto no es una novela de espías, no se trata de hurgar a escondidas entre los trabajadores sino de plantar una bandera bien visible contra el fraude con un acceso discreto y sencillo por parte de todos los interesados.
Varias son las maneras de establecer esta comunicación directa, estas son las más importantes:
Ubicación
No siempre es posible, pero en caso de serlo, es aconsejable que la ubicación física del departamento esté separada de la del resto de trabajadores y directiva. Ni tan lejos como para que dificulte el control ni tan cerca como para que nadie se atreva a entrar por esa puerta sin temor a ser señalado.
Si no podemos alejar mucho la ubicación física tal vez sea posible cambiar la ubicación temporal, es decir, tener horarios de atención distintos a los del resto de empresa.
Teléfono
Una línea directa, separada de otras centralitas y con garantía de anonimato, es fundamental para establecer este tipo de comunicación efectiva. Algunos trabajadores o clientes se encontrarán más cómodos hablando por teléfono que mandando un mail o visitando el departamento.
Un contestador automático puede facilitar que esa recepción de información se realice durante las 24 horas.
Tal vez sea el modo más “formal” de contactar y el que cree más recelo al asegurar confidencialidad, debido a que todo queda registrado, pero si se consigue asegurar ese anonimato y la falta de consecuencias negativas al proporcionar información puede acabar siendo el método más utilizado.
No hace falta decirlo pero es imprescindible que ese correo electrónico sea accesible de manera externa, nada de correos internos.
Gestión de quejas y sugerencias
Paralelamente a la gestión de los departamentos de atención al cliente o de control de calidad, cualquier información que llegue a la empresa proveniente de clientes o proveedores debe llegar al departamento antifraude.
Resulta vital formar a los trabajadores con contacto directo con clientes o proveedores en la captación de señales de fraude y en el modo de tratar a los informantes.
Resulta también vital eliminar la posibilidad de que “algunos mails” se pierdan por el camino o se “filtren” según convenga, por eso hablamos de gestión paralela. Ni antes ni después, a la vez.
Acceso directo a documentación
Resulta muy conveniente realizar controles de documentación de manera aleatoria, solicitando contratos, presupuestos, facturas, etc de modo habitual. Cuanto más habitual sea este tipo de control menos rechazo acabará creando, pasando a formar parte de la rutina normal de la empresa.
Esto no solo evita el rechazo sino que previene que se levanten sospechas al analizar de manera minuciosa un determinado tema. Si no haces nunca controles y de repente haces uno estás poniendo sobre aviso a quien no deberías, si forma parte de lo habitual no despertarás recelo.
¿Quién controla a los controladores?
La única manera de evitar la puesta en duda de la parcialidad de la lucha antifraude es externalizar determinados servicios como el análisis informático, la auditoría de cuentas o externalizar la evaluación de la atención al cliente en agencias de detectives privados.
Por supuesto la contratación de agencias de detectives es óptima tanto a nivel de practicidad, un detective privado puede investigar de manera legal asuntos que no pueden investigarse de manera interna por personal no habilitado, como de objetividad en sus averiguaciones.
Un plus añadido a la contratación de detectives y a que forme parte de la normal habitual es la prevención. Si se sabe que contratan detectives disminuyen de manera “milagrosa” bajas, fraudes y otras conductas no deseables que justifican sobradamente la inversión.
Modo de implantación del departamento
Una vez tomada la decisión de controlar el factor “fraude” no nos queda más que poner en marcha la creación del departamento.
¿Por dónde empezamos?
Como en todo este tipo de asuntos, el primer paso debe ser siempre la realización de una evaluación inicial. Una parte se podrá realizar internamente y otra tendrá que delegarse en una agencia de detectives, pero en cualquier caso deberá realizarse de manera reservada y rápida en el tiempo.
Objetivos del departamento
Una vez sabemos dónde estamos, debemos decidir a dónde queremos llegar. Plantearse unos objetivos a largo plazo claros y asumibles e ir dividiendo esos objetivos en etapas realistas con objetivos a corto y medio plazo.
Ambos tipos de objetivos son imprescindibles, los de largo plazo para marcar un objetivo claro final y los de medio y corto para estructurar el trabajo de manera conveniente.
Elaboración de estándar ético
En función de los objetivos finales a conseguir se realizará un documento con el estándar ético de la empresa. Una serie de normas generales de comportamiento y actitud que deban aceptarse como propias por todo el personal de la empresa. No se trata de especificar conductas sino de crear una filosofía común de trabajo que deba guiar todas las actuaciones de los trabajadores que no encajen en una norma concreta.
Ese documento debe ser público y conocido por todos los trabajadores, que deberían colaborar en su creación mediante sus representantes o de manera directa y no debe versar solo sobre el fraude sino sobre la filosofía común de la organización.
Elección del delegado
Para la elección del delegado antifraude recomendamos un perfil de este estilo:
– Conocimiento elevado de todos los departamentos de la empresa.
– Cercanía e identificación con los valores de la empresa y sus propietarios.
– Capacidad de decisión y gran autonomía.
– Imprescindible persona proactiva.
– Liderazgo elevado y respeto por parte del resto de los trabajadores.
Reglamento antifraude
Reglamento de normas básicas y claras a seguir por parte de todos los trabajadores para prevenir las actividades fraudulentas. Debe ser entregado con acuse de recibo por parte de todo el personal e incluido, si se da el caso, en el convenio de empresa.
Debe ser actualizado con regularidad atendiendo a las novedades en la producción y anticipándose en los posibles problemas.
Hasta aquí nuestro esquema básico de un departamento antifraude, si cree que necesita ampliar la información al respecto no dude en contactar con nosotros.
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